Samtidig som vi opplever en rivende utvikling av innovativ digital teknologi, kan vi ukentlig lese overskrifter om problemer i store offentlige digitaliseringsprosjekter.
Politiet, Nav og ikke minst Helseplattformen i Trøndelag har fått kritikk for å bruke store summer på systemer som ikke fungerer.
Konsekvensene er store. Ved St. Olavs hospital er utbygging av et nytt senter for psykisk helse blitt satt på vent som følge av de løpende kostnadene knyttet til helseplattformen.
Hvorfor ender vi så ofte her? Bør vi endre måten vi gjør digitalisering i store offentlige organisasjoner på? Dette er kritiske spørsmål vi bør ha en bred debatt om.
Vi vil derfor problematisere fire intuitive antagelser som vi ofte møter på i diskusjoner rundt digitalisering.
1. Digitalisering er ikke målet
De siste tiårene har det vært et stort fokus på å digitalisere offentlig sektor. Men er et mer digitalt samfunn eller mer digitale offentlige organisasjoner et mål i seg selv?
Målet må være å bruke teknologien som et middel for å organisere oss på bedre måter, ikke å øke mengden teknologi i seg selv.
Målet med digitalisering i helsesektoren bør være at helsearbeidere kan levere bedre behandling, ikke at man bruker mer og ny teknologi.
Dessverre har mange en oppfatning om at digitalisering er et teknisk anliggende, reservert for IT-eksperter og IT-avdelinger. I virkeligheten handler digitalisering primært om organisasjonsendring og krever dermed langt bredere kompetanse og fokus.
Et annet problem er at man blir det man måler. Når digitalisering primært sees på som innføring av digital teknologi, blir ofte prosjektene målt på leveranse av teknologiske løsninger i seg selv og ikke de verdiene og forbedringene man forventer at løsningene skal gi. Konsekvensen er at digitalisering blir en prosess som fokuserer på å levere IT fremfor forbedringer og verdiskaping.
2. Vi får ikke bedre prosjekter ved å planlegge mer langsiktig og detaljert
Når man ser prosjekter som går feil, er det naturlig å tenke at det kreves mer planlegging. Men er det for lite planlegging som er problemet?
En utfordring når man planlegger digitaliseringsprosjekter, er at både verktøyene vi skal bruke og det vi skal forbedre, er i endring. Teknologien og organisasjonen er med andre ord i bevegelse.
Jo mer langsiktig og detaljert man planlegger, jo mindre vil planen stemme med virkeligheten når systemene først kommer i bruk. I teorien kan den organisasjonen vi har utviklet systemet for, ikke eksistere i den form den gjorde da vi startet planleggingen. Samtidig kan teknologien være utdatert.
Organisasjoner er komplekse. Endringene vi gjør, kan gi helt uventede konsekvenser i form av nye arbeidsoppgaver eller hindringer i informasjonsflyt som vi ikke får gjort noe med etter at løsningene er levert og prosjektet er over. I all denne usikkerheten kan store planprosesser virke mot sin hensikt. Det kan være mer hensiktsmessig å prøve ut små endringer og så lære av disse før nye runder med endring gjennomføres.
Metodene vi bruker for prosjektplanlegging i digitalisering i offentlig sektor, er laget for andre typer prosjekter, som bygging av vei eller jernbane. Men digitalisering er veldig forskjellig. Analogien er at man planlegger den nye broen for E18 ved Brevik, men at både grunnforhold og teknologien brukt i selve broen er i konstant endring. Når vi har planlagt ferdig, kan både behovet for broen og måten vi bygger broen på, være utdatert.
3. Ett stort system kan ikke støtte alle behov
Ser man offentlig sektor som helhet, er det et enormt lappeteppe av IT-systemer i bruk. Siden kommuner og offentlige organisasjoner selv velger hvilke systemer man skal bruke, finnes det mange løsninger som gjør tilsynelatende det samme. Det kan virke rart at vi skal ha mange små systemer når behovene virker like, spesielt siden et uttalt mål ofte er mer integrert informasjonsflyt mellom offentlige organisasjoner og flere stordriftsfordeler.
Dessverre kan drømmen om store systemer som støtter alt og alle, ofte bli et mareritt. Organisasjoner er forskjellige. Dette gjelder både innad i organisasjoner og mellom dem.
Innad i en virksomhet er det mange ulike brukergrupper med sine behov, arbeidsflyt, rutiner og regler. Et datasystem må passe inn med disse eksisterende prosessene og strukturene. I helseplattformen må man for eksempel ta høyde for ulik praksis og terminologi mellom ulike medisinske disipliner, avdelinger, sykehus og nivåer.
Jo flere brukere, jo flere kompromisser. Resultatet blir ofte at i stedet for at systemet er tilpasset en brukergruppes spesifikke behov og arbeidsmåte, må alle brukergruppene tilpasse seg systemet. Det er slik man ender opp med pasientjournalsystemer som krever 36 klikk for å skrive ut en resept på Paracet.
4. Hyllevare er ikke alltid svaret
Alle er vant til å installere ferdiglagde applikasjoner på telefonen. Det ville være utenkelig å lage sin egen kamera-app når det allerede finnes mange gode alternativer der ute. Det samme kan man tenke om systemene som skal brukes i store offentlige organisasjoner. Hvorfor utvikler man systemer fra bunnen når man kan kjøpe ferdiglagde systemer, for eksempel for pasientjournaler?
gjen, organisasjoner er forskjellige og har ulike behov. Innkjøpte systemer må passe både med måten man jobber på og eksisterende og fremtidige andre systemer. Sjelden passer de perfekt sammen. Dermed må man enten føye seg etter systemet og endre organisasjonen, eller så må man bruke store ressurser på å tilpasse systemet til egne behov. Paradoksalt nok kan dette bli dyrere enn å bygge systemet selv.
Selv om historien om digitalisering i offentlig sektor har store riper i lakken, er det helt nødvendig at vi får det til. Men da må vi røske opp i våre antagelser og tenke nytt. Digitalisering er for viktig til at vi fortsetter slik vi gjør nå.
Denne kronikken ble først publisert i Aftenposten (12. mars 2024)
- Svar på kronikken ved Camilla AC Tepfers og Håkon Haugli (3. april 2024)
- Hvordan skal vi bruke digital teknologi til å gi de endringene som skaper forbedring? (21. april 2024)
